loading...

Pixi.

Pixi is a creative multi-concept WordPress theme will help business owners create awesome websites.

Address: 121 King St, Dameitta, Egypt
Phone: +25-506-345-72
Email: motivoweb@gmail.com

Een factuur maken – een kind kan de was doen of toch niet?

  • By samonlinemarketing
  • 1 augustus 2019
  • 0 Comment
  • 270 Views

Geplaatst op maart 28, 2019 door Lucie3

Een factuur maken – een kind kan de was doen of toch niet?

“Effe een paar factuurtjes sturen”, denk ik op een rustige vrijdag middag. Maar is dat wel zo “effe” gedaan? In alle jaren dat ik mij in de wereld van administratie begeef, heb ik toch moeten constateren dat een juist opgemaakte factuur meer een uitzondering is dan de regel. Vooral onder de kleine ondernemers heersen nogal wat misvattingen.

Daarom vandaag een kleine herhaling van de basics.

NAW, natuurlijk?!

Wie stuurt de factuur aan wie. Het ligt zo voor de hand en toch gebeurt het regelmatig dat ondernemers, wellicht uit privacy overweging, niet hun adres op de factuur vermelden. Maar ook alleen het vermelden van een postbusnummer in plaats van een vestigingsadres is onjuist. Een van de verplichte factuureisen is namelijk het vermelden van het feitelijke vestigingsadres.

Een ander punt van aandacht vormt de naam van u en uw afnemer. Op de factuur dient de juridische naam of de handelsnaam, indien deze in combinatie met het adres geregistreerd staat bij de Kamer van Koophandel, te zijn vermeld.

BTW-nummer

Oh, als ik een dubbeltje kreeg voor iedere factuur waar geen btw-nummer op staat…

Het btw-identificatienummer is een nummer met 14 tekens die de Belastingdienst aan iedere btw-plichtige ondernemer toekent. Momenteel bestaat het nummer uit een landcode (NL), een RSIN of een burgerservicenummer en een toevoeging, die aanduidt hoeveelste onderneming van u het betreft (B01 voor een starter).

Aangezien de Belastingdienst met het gebruik van het BSN in het btw-nummer de privacywet overtreedt, zal het btw-nummer binnenkort worden aangepast. En wellicht is dit meteen de reden waarom veel ondernemers het btw-nummer proberen te mijden. Toch is het een verplicht onderdeel van iedere factuur. U dient zowel uw btw-nummer alsook het btw-nummer van uw klant op de factuur te noteren.

Bij grensoverschrijdend zakendoen is het btw-nummer zelfs van vitaal belang. Bij EU leveringen dient u bijvoorbeeld naast uw btw aangifte ook een ICP aangifte te doen waarin u alle btw-nummers moet vermelden. Zo kunnen de lidstaten onderling controleren of er niet wordt gefraudeerd met de verlegging van de btw-betaalplicht. Vermeldt u het nummer niet, dan kunt u rekenen op een flinke naheffingsaanslag en een boete.

KvK-nummer

Persoonlijk vind ik dit een omstreden factuureis. De Belastingdienst heeft het KvK-nummer opgenomen in haar lijst van factuureisen, terwijl een KvK-inschrijving voor sommige zzp’ers en freelancers optioneel is. Daarnaast voegt het KvK-nummer weinig toe. Het is echter een kleine moeite om het nummer op de factuur te zetten, dus gewoon doen. Weet u uw KvK-nummer niet meer, zoek het dan gemakkelijk en gratis op via de site of app van de KvK.

Datum en betalingstermijn

Vanzelfsprekend vermeldt u op uw factuur wanneer u deze hebt opgemaakt en wanneer u de betaling verwacht. Over de betalingstermijn wordt nog weleens geklaagd door mijn klanten; 7 dagen zijn om en ik heb mijn geld nog niet. Hierbij is het belangrijk op te merken, dat er verschillende regels gelden voor consument en bedrijf. Bij een consument bepaalt u zelf de betalingstermijn. Deze legt u vast in een overeenkomst of de algemene voorwaarden. Het moet wel een redelijke termijn zijn. De maximale betalingstermijn is 30 dagen.

Bij een bedrijf is de maximale betalingstermijn 60 dagen, tenzij anders overeengekomen. Een langere betalingstermijn is slechts toegestaan indien dit voor geen van de partijen nadelig is. Grote bedrijven mogen geen langere betalingstermijn gebruiken bij het MKB en zzp’ers als leverancier.

Zijn er geen afspraken gemaakt, dan geldt een betalingstermijn van 30 dagen.

Factuurnummer

Een factuurnummer is niet zomaar een nummertje om de ruimte te vullen. Het is een nummer met een aantal functies. Ten eerste geldt een factuurnummer als identificatie bij het voldoen van een betaling. Het is wel zo makkelijk dat u 30 betalingen van 100 euro kunt identificeren door middel van een factuurnummer. Daarnaast heeft een factuurnummer een controlefunctie. De activiteiten van een onderneming dienen onder andere systematisch en chronologisch te worden vastgelegd. Door het nalopen van de volgnummers is het tijdens een controle makkelijk achter te halen of de administratie aan deze eisen voldoet. Indien u uw factuurnummer ieder jaar begint met een jaartal, wat overigens niet verplicht is, verschaft het factuurnummer u tevens wat snelle inzicht. Namelijk uit welk jaar de factuur stamt en hoeveel facturen u in het jaar hebt verzonden.

Wat, wanneer, hoeveel, hoe duur en wat krijgt de fiscus

Last but not least geeft u aan wat de omvang is van de geleverde dienst of wat u verkoopt, hoeveel u ervan levert en wat de stuks/uurprijs is. Ook moet u aangeven welk btw tarief van toepassing is en welk bedrag u in rekening brengt, exclusief btw. Gebruikt u twee btw tarieven of verlegt u btw, vermeld dit dan altijd apart en zorg voor een duidelijke splitsing van de bedragen. Levert u naar de EU? Vermeld dan alleen het bedrag exclusief btw en geef duidelijk aan dat het gaat om een EU levering. Uiteraard is het noodzakelijk om hier extra op te letten bij het vermelden van het btw-nummer van uw afnemer.

De vergoeding van reiskosten, portokosten, maaltijden en reistijd is ook omzet!!! De omschrijving op de factuur doet niets af aan het feit dat u over alle omzet btw moet rekenen, dus ook over de genoemde “vergoedingen”. Meer hierover leest u op de site van de Belastingdienst. U gebruikt niet het tarief, dat een leverancier van deze zaken zou hebben gebruikt, maar uw eigen tarief. Dus een boekhandel rekent 9% btw over zijn portokosten, een meubelzaak rekent 21% btw.

Indien u een voorschot hebt gekregen, vermeldt u die onder het totaalbedrag, zodat u kunt aangeven wat het nog openstaande bedrag is.

Slot

Effe een factuurtje sturen. Men zou er bijna een boekhouder voor inschakelen…

Met een beetje geduld en de bovenstaande lijst moet het voortaan iedereen lukken om een correcte factuur te sturen. Probeer een sjabloon te creëren die aan bovenstaande eisen voldoet en blijf die trouw gebruiken. Vergeet niet altijd naar het btw-nummer van uw klant te vragen en noteer die goed. Een handige tip van een klant is het visitekaartje te gebruiken voor deze notitie of nog beter, de briefpapier van uw klant mee te nemen. Doorgaans vermelden ondernemers hun btw-nummer op de briefpapier; iets met een factuureis of zo…

Voor meer informatie of hulp bij uw boekhouding neemt u contact op met Van der Zeeuw Administratie, uw boekhouder voor zzp’ers en MKB.

Bron: Belastingdienst,  KvKPixabay