Geschatte leestijd: 5 – 10 minuten

Personeel in dienst nemen is een spannende stap voor elk bedrijf. Het betekent groei en de mogelijkheid om je bedrijf naar een hoger niveau te tillen. Echter, er komt heel wat bij kijken als je voor het eerst werkgever wordt. In deze blog bespreken we de belangrijkste zaken waar je rekening mee moet houden.

1. Registratie bij de Belastingdienst

Als je personeel in dienst wilt nemen, moet je je bedrijf inschrijven als werkgever bij de Belastingdienst. Dit doe je met het formulier ‘Melding Loonheffingen Aanmelding Werkgever’. Het is belangrijk dit formulier uiterlijk op de dag dat je eerste werknemer begint in te vullen en op te sturen. Na aanmelding ontvang je binnen ongeveer één week je loonheffingennummer, dat je nodig hebt om aangifte loonheffingen te doen. Vervolgens krijg je een brief waarin staat bij welke sector je bedrijf is ingedeeld, en binnen vier weken ontvang je het percentage voor de gedifferentieerde premie Werkhervattingskas (Whk)​.

2. Arbeidsovereenkomst

Je moet een arbeidsovereenkomst opstellen voor je werknemers. Deze overeenkomst moet minimaal de volgende zaken bevatten:

Naam en adres van de werkgever en werknemer

Functie van de werknemer

Datum van indiensttreding

Aard van de overeenkomst (bepaalde of onbepaalde tijd)

Arbeidsduur per week

Loon en betalingswijze

Proeftijd (indien van toepassing)

Vakantiedagen

Het is verstandig om de arbeidsovereenkomst schriftelijk vast te leggen en te laten ondertekenen door de werknemer. Daarnaast moet je in Nederland een schriftelijke aanzegging doen bij tijdelijke overeenkomsten van zes maanden of langer. Dit betekent dat je de werknemer uiterlijk één maand voor het einde van het contract schriftelijk moet laten weten of de overeenkomst wel of niet wordt voortgezet. Doe je dit niet of te laat, dan ben je een vergoeding verschuldigd van maximaal één maandsalaris​.

3. Gegevens die je moet verzamelen

Als je personeel in dienst neemt, moet je verschillende gegevens verzamelen:

Beide kanten van een geldig identiteitsbewijs

E-mailadres

Woonadres

IBAN-nummer

Voor pensioen: gegevens van de partner van de werknemer

Het is belangrijk dat je alle gegevens verzameld en opslaat in een beveiligd dossier. Aan de ene kant heb je een bewaarplicht en aan de andere kant gaat het hier om persoonsgegevens en moet je dus voldoen aan de AVG.

4. Loonadministratie

Je moet een loonadministratie bijhouden. Dit omvat het berekenen en uitbetalen van nettoloon, het afdragen van loonbelasting en premies, en het verstrekken van loonstroken aan je werknemers. Eventueel moet je ook de pensioenpremies berekenen. Elke werknemer heeft recht op een loonstrook waarop alle relevante gegevens staan, zoals het brutoloon, de inhoudingen en het nettoloon. Dit mag een digitaal loonstrook zijn.

5. Verzekeringen en Pensioen

Als werkgever kan je te maken krijgen met diverse verzekeringen. Dit omvat verzekeringen zoals de Ziekteverzuimverzekering, die de loonkosten dekt bij ziekte van werknemers, en de WIA-verzekering, die werknemers verzekert tegen langdurige arbeidsongeschiktheid. Pensioen is in sommige sectoren verplicht en zorgt voor een pensioenopbouw voor werknemers. Daarnaast is het in deze tijd een belangrijk voordeel, die je jouw werknemers kunt aanbieden. Zorg ervoor dat je op de hoogte bent van de verplichte en optionele verzekeringen die relevant zijn voor jouw sector.

6. Arbo- en Verzuimbeleid

Als werkgever ben je verantwoordelijk voor een gezonde en veilige werkomgeving. Je moet een risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) opstellen en zorgen voor een goed verzuimbeleid. Dit geldt voor alle soorten bedrijven. Dit klinkt misschien ingewikkeld, maar dat hoeft niet zo te zijn. Informeer bijvoorbeeld bij jouw beroepsorganisatie naar een modelformulier of klop ter inspiratie aan bij jouw collega’s.

7. CAO: Collectieve Arbeidsovereenkomst

Veel bedrijven in Nederland vallen onder een CAO (collectieve arbeidsovereenkomst). Een CAO is een overeenkomst tussen werkgevers(organisaties) en werknemersorganisaties (vakbonden) waarin afspraken staan over arbeidsvoorwaarden, zoals loon, werktijden, en vakantiedagen.

Bindendheid van de CAO: Een CAO kan algemeen verbindend verklaard worden, wat betekent dat de afspraken in de CAO gelden voor alle werkgevers en werknemers in de betreffende sector, ook als ze geen lid zijn van de werkgeversorganisatie of vakbond die de CAO hebben afgesloten.

Sector Code en CAO: Bij het registreren van een nieuwe werkgever kent de Belastingdienst een sectorcode toe. Deze code bepaalt in welke sector je bedrijf valt en welke CAO van toepassing kan zijn. Het is belangrijk om te weten welke CAO van toepassing is, omdat je hieraan gebonden bent en de arbeidsvoorwaarden moet naleven zoals die in de CAO zijn vastgelegd

8. Kosten en Administratieve Lasten

Afhankelijk van de toepassing van een CAO kunnen de werkgeverskosten 25 tot 45% van het brutoloon zijn. Hieronder vallen loonheffingen, eventuele verplichte verzekeringen en pensioenfondsen, en de loonadministratie. Als klant van Van der Zeeuw profiteer je van een scherp tarief voor het voeren van loonadministratie. Wij rekenen €12,50 ex btw per loonstrook. Er zijn geen opstartkosten of kosten bij wijzigingen. Zo weet je altijd vooraf waar je aan toe bent.

9. Loonheffingen en Aangifte

Je moet periodiek aangifte loonheffingen doen. Dit kan maandelijks, per vier weken of per kwartaal, afhankelijk van de grootte van je bedrijf en de afspraken met de Belastingdienst. De aangifte en de betaling van de loonheffingen moeten in dezelfde maand plaatsvinden.

10. Werkhervattingskas (Whk)

De gedifferentieerde premie Whk is een premie die werkgevers moeten betalen voor de Ziektewet en de WGA (Werkhervatting Gedeeltelijk Arbeidsgeschikten). Deze premie wordt jaarlijks vastgesteld door de Belastingdienst en je ontvangt hierover een brief met het nieuwe percentage in december.

11. Vakantie en Verlof

Elke werknemer heeft recht op wettelijke vakantiedagen en vakantiegeld. Deze termen worden weleens door elkaar gebruikt, maar hebben beide een ander betekenis.

Wettelijke Vakantiedagen: Dit zijn de dagen waarop een werknemer recht heeft op betaald verlof. Een werknemer bouwt minimaal vier keer het aantal werkuren per week aan wettelijke vakantiedagen per jaar op. Wettelijke vakantie-uren mogen niet maandelijks worden uitbetaald, behalve bij beëindiging van de arbeidsovereenkomst.

Bovenwettelijke Vakantiedagen: Dit zijn extra vakantiedagen die bovenop de wettelijke vakantiedagen worden gegeven. Deze kunnen, in overleg, eventueel wel worden uitbetaald.

Vakantiegeld: Dit is een uitkering van minimaal 8% van het brutoloon, die jaarlijks in mei of juni wordt uitgekeerd. Vakantiegeld mag ook maandelijks worden uitbetaald als dit is afgesproken in de arbeidsovereenkomst.

Conclusie

Personeel in dienst nemen brengt veel verantwoordelijkheden en administratieve verplichtingen met zich mee. Het is belangrijk om goed voorbereid te zijn en eventueel advies in te winnen bij een specialist. Zo zorg je ervoor dat je bedrijf kan groeien en bloeien met tevreden werknemers.

Wij helpen je graag bij het opzetten van je salarisadministratie. Bij ons betaal je geen opstartkosten! Maak een gratis online afspraak met een van onze medewerkers en profiteer van onze uitgebreide dienstverlening!