Geschatte leestijd: 8-10 minuten
Als ondernemer is het belangrijk om alles te weten over de aangifte omzetbelasting (btw) en intracommunautaire prestaties (ICP). Deze gids behandelt alles wat je moet weten, van de Kleineondernemersregeling (KOR) tot de One Stop Shop (OSS).
Inhoudsopgave
1. Wat is omzetbelasting en waarom is het belangrijk?
2. Plichten van ondernemers met betrekking tot btw
3. Aangiftetijdvak en deadlines
4. Hoe aangifte indienen
5. Btw-id en Btw-nummer voor eenmanszaken
6. Kleineondernemersregeling (KOR) voor eenmanszaken
7. Fiscale eenheid voor bv’s
8. Verkopen aan particulieren vs. zakelijke klanten in het buitenland
9. Opgaaf ICP
10. One Stop Shop (OSS)
11. Conclusie
Wat is omzetbelasting en waarom is het belangrijk?
Omzetbelasting of btw (belasting over de toegevoegde waarde) is een verbruiksbelasting die wordt geheven op de verkoop van goederen en diensten. Iedere ondernemer in Nederland moet btw in rekening brengen aan zijn klanten en deze afdragen aan de Belastingdienst.
De btw die je zelf betaalt over zakelijke uitgaven kun je aftrekken als voorbelasting. Dit systeem zorgt ervoor dat de belasting wordt geheven op de toegevoegde waarde op elke stap in de productieketen.
Plichten van ondernemers met betrekking tot btw
Elke ondernemer die btw-plichtig is, heeft diverse plichten. Dit begint al bij de factuur. Zorg dat je btw-nummer (btw-id bij eenmanszaken) correct op alle facturen staat.
Vermeld ook het juiste btw-tarief en bedrag op facturen. Het is niet voldoende wanneer je alleen het totaalbedrag inclusief btw vermeld. Zorg ook dat je weet welk tarief je in rekening moet brengen. De huidige tarieven zijn 21 %, 9% en 0%. Het is mogelijk om meerdere tarieven op een factuur te zetten.
Houd een nauwkeurige administratie bij van alle inkomende en uitgaande facturen en betalingen. Schenk extra aandacht aan de betaalde en ontvangen btw bedragen, met name wanneer er sprake is van verschillende tarieven op een factuur.
Dien je btw-aangiften op tijd in en betaal het verschuldigde bedrag aan de Belastingdienst. Hierover verder meer.
Aangiftetijdvak en deadlines
Als ondernemer moet je btw-aangifte doen binnen een bepaalde termijn. De meeste ondernemingen moeten ieder kwartaal hun omzetbelasting aangeven. Het is mogelijk de Belastingdienst te verzoeken om een wijziging van de aangiftetijdvak, hier zijn regels aan verbonden. Check voor de meest recente voorwaarden de website van de Belastingdienst.
1. Maandelijkse aangifte: Voor grotere ondernemingen met frequente btw-afdracht.
2. Kwartaalaangifte: Voor de meeste kleine en middelgrote bedrijven.
3. Jaarlijkse aangifte: Voor ondernemers met een zeer geringe omzet.
De uiterste datum voor het indienen van je btw-aangifte en het betalen van de verschuldigde btw is de laatste dag van de maand volgend op het aangiftetijdvak.
Bij maandelijkse aangiften moet je dus over de maand maart uiterlijk op 30 april aangifte doen én betalen.
Bij kwartaal aangiften zijn de aangifte- én betaaldata 30 april (1ste kwartaal, jan-mrt), 31 juli (2de kwartaal, april-jun), 31 oktober (3de kwartaal, jul-sep) en 31 januari (4de kwartaal, okt-dec).
Bij jaarlijkse aangifte is de aangifte- én betaaldatum 31 maart van het opvolgende jaar, dus jouw btw over 2024 moet je aangeven en betalen tm 31 maart 2025.
De uiterste aangiftedata zijn tevens de uiterste betaaldata. Je wordt geacht zelf de belasting te berekenen, aan te geven en af te dragen. Je ontvangt dus geen aanslag!
Hoe aangifte indienen
Eenmanszaken kunnen hun btw- en ICP-aangifte eenvoudig indienen via het Ondernemersportaal van de Belastingdienst. Inloggen gaat via DigiD. Het systeem begeleidt je door het hele proces, van het invoeren van omzetgegevens tot het berekenen van de btw en ICP.
BV’s moeten gebruik maken van eHerkenning om in te loggen bij het ondernemersportaal van de Belastingdienst. eHerkenning is een veilig inlogmiddel dat toegang biedt tot meerdere overheidsdiensten. Na inloggen volg je dezelfde stappen als eenmanszaken om je aangifte btw en ICP in te dienen.
Naast zelf aangifte doen, kunnen zowel eenmanszaken als BV’s ervoor kiezen om de aangifte van btw en ICP door ons te laten verzorgen. Onze experts zorgen ervoor dat de aangiften tijdig en correct worden ingediend, zodat jij je kunt concentreren op je onderneming.
Btw-id en Btw-nummer voor eenmanszaken
Heb je een eenmanszaak, dan ontvang je een btw-nummer en een btw-identificatienummer (btw-id). Het btw-nummer wordt gebruikt voor communicatie met de Belastingdienst en bestaat uit jouw BSN nummer gevolgd door de letter B en het nummer van je onderneming (is dit je eerste onderneming, dan wordt het dus bsn.B.01).
Het btw-id vervangt je persoonlijke burgerservicenummer (BSN) in het btw-nummer om je privacy beter te beschermen. Ook de cijfers achter de letter B is een willekeurige cijfer. Jouw btw-id wijkt dus af van jouw btw-nummer. Zorg ervoor dat je het juiste nummer gebruikt in de juiste context. Gebruik jouw btw-nummer voor je aangiften en bij communicatie met de belastingdienst en jouw btw-id voor communicatie met klanten. Deel jouw btw-nummer niet met je klanten!
Kleineondernemersregeling (KOR) voor eenmanszaken
De KOR is bedoeld voor kleine ondernemers met een omzet van maximaal € 20.000 per kalenderjaar. Door deel te nemen aan de KOR hoef je geen btw in rekening te brengen en ben je vrijgesteld van het indienen van btw-aangiften. Dit kan de administratieve last aanzienlijk verminderen, omdat je veel minder gegevens moet bijhouden. De KOR vraag je aan tijdens je inschrijving bij de KvK of achteraf door middel van een formulier. Let op, de KOR gaat pas de eerstvolgende kwartaal in. Je meld je aan voor een minimum van 3 jaar. Het is belangrijk je te realiseren, dat je in de KOR geen voorbelasting mag aftrekken. Met andere woorden, je mag de betaalde btw niet terugvragen. Ben je van plan te investeren, dan is het mogelijk dat KOR minder interessant is.
Fiscale eenheid voor bv’s
Bij een fiscale eenheid worden meerdere ondernemers samen gezien als 1 ondernemer voor de btw. Een fiscale eenheid voor de btw ontstaat wanneer meerdere bv’s zodanig financieel, organisatorisch en economisch met elkaar zijn verweven dat ze als één ondernemer worden gezien voor de btw. Dit betekent dat onderlinge leveringen en diensten tussen de bv’s binnen de fiscale eenheid zijn vrijgesteld van btw, waardoor de administratieve lasten en de btw-afdracht kunnen worden verminderd. Alle leden van de fiscale eenheid zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor de btw-verplichtingen. Heb je bijvoorbeeld en holding en een werk-bv en vraag je een fiscale eenheid aan, dan factureer je de management fee met 0% btw. Let op, een fiscale eenheid voor de btw betekent niet automatisch ook een fiscale eenheid voor vennootschapsbelasting en andersom. Controleer daarom goed voor welke belastingen je wel en geen fiscale eenheid bent. De fiscale eenheid kan 1 btw-aangifte doen voor alle ondernemingen samen, of verschillende btw-aangiften voor iedere onderneming apart.
Verkopen aan Particulieren vs. Zakelijke Klanten in het Buitenland
Doe je zaken binnen de EU, dan krijg je te maken met extra administratieve verplichtingen. Welke verplichtingen het zijn hangt af van de aard van je afnemer. We maken onderscheid tussen particuliere afnemers en zakelijke afnemers.
Bij leveringen aan particulieren in de EU moet je de btw van het land van de consument in rekening brengen zodra je boven de drempel van € 10.000 per jaar uitkomt. Dit kan via de OSS-regeling, zie hieronder. Verkoop je per jaar minder dan € 10.000.- aan particulieren in het buitenland, dan blijf je de Nederlandse btw in rekening brengen en doe je alleen een aangifte btw in Nederland. De klant wordt dan in feite gezien als een Nederlandse afnemer.
Bij leveringen aan zakelijke klanten binnen de EU geldt de verleggingsregeling, waarbij de klant de btw aangeeft in zijn eigen land. De afnemer moet een geldig btw-nummer (VAT number) uit zijn land hebben en deze met jou delen. Jij vermeldt het btw-nummer bij de klantgegevens op de factuur en brengt 0 % btw in rekening. Vergeet niet te vermelden dat er sprake is van een verleggingsregeling. Gebruik bijvoorbeeld de volgende tekst in het Nederlands of in het Engels
Bij diensten: btw verlegd / VAT reverse-charged,
Bij goederen: btw verlegd naar de afnemer volgens Artikel 138, lid 1, Richtlijn 2006/112/EG / VAT reverse-charged to the recipient according to Article 138, paragraph 1 of Directive 2006/112/EC.
Opgaaf ICP
De opgaaf ICP is verplicht voor ondernemers die goederen leveren of diensten verrichten aan zakelijke klanten binnen de EU. Deze opgaaf moet per maand of per kwartaal worden ingediend samen met je btw-aangifte en omvat:
– Goederenleveringen aan ondernemers in andere EU-lidstaten.
– Diensten aan ondernemers in andere EU-lidstaten waarvoor de btw is verlegd.
In de aangifte moet het btw-nummer (VAT number) van de afnemer zijn vermeld! Zorg daarom dat je het nummer noteert op de factuur én in jouw administratie. Controleer het nummer via het VIES register (Europees systeem voor de uitwisseling van BTW-informatie). Is het nummer geldig, dan weet je zeker dat je zaken doet met een btw-plichtige ondernemer en de btw mag verleggen. Is het nummer niet geldig of krijg je geen btw-nummer. Breng dan btw in rekening.
One Stop Shop (OSS)
De OSS-regeling is ontworpen voor ondernemers die goederen en diensten leveren aan consumenten in andere EU-lidstaten. Het maakt het mogelijk om in één EU-lidstaat btw-aangifte te doen voor alle verkopen binnen de EU, waardoor je je niet in elk afzonderlijk EU-land hoeft te registreren voor de btw.
Conclusie
Het opstellen en indienen van je btw-aangifte en ICP-opgaaf hoeft niet ingewikkeld te zijn als je de juiste stappen volgt. Het is belangrijk om te controleren of je in aanmerking komt voor vereenvoudigde regelingen zoals de KOR en OSS. Zorg ervoor dat je administratie altijd up-to-date is en schroom niet om hulp te vragen.
Wil je meer informatie of hulp bij je aangiften? Maak een gratis online afspraak met een van onze medewerkers en profiteer van onze uitgebreide dienstverlening!
